Office-Vorlagen zentral zur Verfügung stellen

Die Produktivität ihrer Mitarbeiter kann durch die Bereitstellung vorgefertigter Office-Vorlagen für die Dokumentenerstellung erheblich gesteigert werden. Durch die zentrale Bereitstellung haben Mitarbeiter stets unmittelbaren Zugriff auf die aktuellen, markentreuen Vorlagen. Wie Sie diese Unternehmensvorlagen auch in Microsoft Teams bereitstellen, erfahren Sie hier:

Office-Vorlagen im Unternehmen können Sie mittels PowerShell zentral zur Verfügung stellen:

Dafür benötigen Sie drei Dinge:

  1. eine Microsoft Enterprise E3-Lizenz oder höherwertig
  2. eine SharePoint Online Seite
  3. mind. eine Bibliothek, in der die Office-Vorlagen abgelegt werden

Die Bibliothek wird dann als “OfficeTemplateLibrary” eingebunden.

Schritt 1: Die Site Collection für Vorlagen definieren
Legen Sie entweder eine neue Site Collection an oder bestimmen Sie eine vorhandene Site Collection, in der die Vorlagen bereitgestellt werden. Vergeben Sie einen beschreibenden Namen, wie zum Beispiel „Vorlagen“ oder „Unternehmensvorlagen“. Hier werden die verschiedenen Vorlagen für Word, Excel, etc. in einer oder mehreren Dokument-Bibliotheken abgelegt.

In unserem Beispiel haben wir eine Site Collection „Unternehmensvorlagen“ angelegt und in dieser drei Dokument-Bibliotheken für verschiedene Vorlagen der Kategorien „Organisation“, „Vertrag“ und „Vertrieb“ angelegt und die Vorlagen hochgeladen.

Wichtig: Mitarbeiter*innen, die die Vorlagen bearbeiten und pflegen, benötigen die erforderlichen Berechtigungen, für alle weiteren Mitarbeiter*innen reicht ein “Lesen”-Zugriff, um die Vorlagen im Office-Client angezeigt zu bekommen (Domänengruppe: Jeder, außer externen Benutzern).

Schritt 2: Bibliothek(en) mit PowerShell konfigurieren

Öffnen Sie hierzu eine PowerShell CMD als Administrator. Eventuell muss das PowerShell-SharePoint-Online-Modul erst installiert werden:
PS > Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
Nach der Installation kann das Modul mit folgendem Befehl importiert werden:
PS > Import-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
Verbinden Sie sich anschließend mit SharePoint Online:
PS > Connect-SPOService -Url https://mydomain-admin.sharepoint.com

HINWEIS: mydomain-admin.sharepoint.com ist Ihre Tenant-Admin-URL für SharePoint Online.

Die eigentliche Einbindung der Bibliotheken geschieht nun mit folgendem Befehl:
PS > Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl [URL] -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

Beispiel für unsere SiteCollection Unternehmensvorlagen mit der Bibliothek Organisation:
PS > Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryURL https://teamsware.sharepoint.com/sites/Unternehmensvorlagen/Organisation%22 -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

Bedeutung der Befehle:
LibraryUrl: Absolute URL der zentralen Bibliothek, in welcher die Vorlagen abgelegt sind.
OrgAssetType: Damit die Bibliothek für die Office-Vorlagen definiert wird, muss hier der Parameter „OfficeTemplateLibrary“ angegeben werden.

HINWEIS: Wenn Sie mehrere Bibliotheken Ihrer Site Collection einbinden wollen, wiederholen Sie den oben genannten Befehl für jede weitere Dokumentenbibliothek.

Schritt 3: Unternehmensvorlagen (Excel, Word, PowerPoint etc. ) ablegen
Nun können die Vorlagen in den Bibliotheken der Site Collectionvon von den Verantwortlichen abgelegt und bearbeitet werden. Die Mitarbeiter finden diese dann unter „Neu -> [Firma]“. Wichtig: Es kann etwas dauern, bis die Vorlagen bei allen Mitarbeitern angezeigt werden. Beachten Sie außerdem, dass die Vorlagen nur dann angezeigt werden, wenn Office mit Ihrem Tenant verbunden ist, Sie also angemeldet sind.

Erfolgreich eingefügt und für alle Mitarbeiter verfügbar: Die Unternehmensvorlagen unter “NEU”

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