Gastzugriff in Microsoft Teams aktivieren

Stark projektgetriebene Branchen wie Bauunternehmen oder Bauplaner wissen, wie wichtig die schnelle und nahtlose Integration der Mitarbeiter in neue Bauprojekte ist. Um reibungslose Abläufe sicher zu stellen ist es erforderlich, diese in die wichtigen Informationswege einzubinden und ihnen die relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen. Dies jedoch nur für die Zeit der Projektzusammenarbeit und mit unterschiedlichen Berechtigungen. Microsoft  365 und Microsoft Teams machen die projektbezogene Zusammenarbeit – auch mit Leuten, die nicht zur eigenen Organisation gehören – wirklich einfach. Wir wollen Ihnen an dieser Stelle die Optionen „Externe Freigabe/Teilen“ und den „Microsoft Teams Gastzugang“ vorstellen, die Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Externen eröffnen. Und wer es noch genauer kontrollieren möchte, steuert mit der Digitalen Projekt- und Bauakte den Gästezugriff  in jedem Teams/ Projekt einzeln.

Externe Freigabe/Teilen vs. Microsoft Teams Gastzugriff

Während bei der Externen Freigabe/Teilen hauptsächlich Dateien, Dokumente, Bibliotheken, Listen und sogar komplette SharePoint Online-Sites freigegeben werden, gewähren Sie mit dem Gastzugang in MS Teams externen Mitarbeitern Zugriff auf einen Großteil der üblichen Teams-Funktionen wie Chat, Kalender, Dateien und die von Ihnen verwendeten Ressourcen. Damit stellen Sie ein einfaches Onboarding und schnelles produktives Arbeiten ihrer externen Mitarbeiter sicher – auch bei vielen und häufigen Wechseln.

Praxistipp 1: Private Kanäle für nicht öffentliche Inhalte nutzen

ACHTUNG! Gäste können auf alle Inhalte des Teams /Projekts zugreifen, mit Ausnahme von Privaten Kanälen!

Eine Übersicht über die Berechtigungen der Teams-Mitglieder innerhalb Ihrer eigenen Organisation und derer mit Gastzugang erhalten Sie hier:

BerechtigungenInternes Teams-MitgliedGastzugriff
Kanäle erstellen*
Private Chats verwenden
Kanalunterhaltungen verwenden
Neue Unterhaltungen erstellen, bearbeiten und löschen
Dateien in Kanälen teilen
Dateien in Chats teilen
Meetings erstellen
Zeitpläne einsehen
Externe Benutzer als Gäste einladen*
Teams erstellen
Öffentlichen Teams beitreten

*Diese beiden Berechtigungseinstellungen werden von Team-Besitzern gesteuert. Darüber hinaus können Microsoft 365-Administratoren über die Funktionen entscheiden, die für Gastbenutzer verfügbar sind.

Gastzugriff für Microsoft Teams aktivieren

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels sollte der Gastzugriff für Microsoft Teams standardmäßig aktiviert sein – Microsoft hat diese Änderung im Verfahren Anfang Februar 2021 eingeführt. Falls Ihr Tenant den Gastzugriff noch nicht aktiviert hat, folgen Sie bitte dieser Anleitung. Um den Gastzugriff für Microsoft Teams zu aktivieren, benötigen Sie globale Admin-Rechte für Office 365.

Vorab: Bitte prüfen Sie, ob auch für folgende Ebenen der Gastzugriff aktiviert ist:

  • Azure Active Directory
  • Microsoft 365 Groups
  • OneDrive / SharePoint Online

Jetzt geht’s ins Microsoft Teams Admin Center:

  • Wählen Sie im Admin-Center von Microsoft Teams ➔ Organisationsweite Einstellungen ➔ Gastzugriff.
  • Wählen Sie bei “Gastzugriff in Teams zulassen” im Dropdown-Menü die Option “Ein”.

Bitte haben Sie etwas Geduld. Es dauert bis zu 24 h, bis die Änderungen aktiv sind.

Gastzugriff für Microsoft Teams konfigurieren

Mit diesen Einstellungen für Meetings, Anrufe und Messaging legen Sie fest, was Ihre Gast-User in ihrem Teams sehen und tun können.

Settings/Einstellungen im Microsoft Teams Admin Center:

  •  Anrufen: Private Anrufe tätigen
  • Besprechung: IP-Video zulassen
  • Besprechung: Bildschirmfreigabe-Modus
  • Besprechung: ‘Jetzt besprechen’ zulassen
  • Nachrichten: Gesendete Nachrichten bearbeiten
  • Nachrichten: Gesendete Nachrichten löschen
Praxistipp 2: Nachrichten für Projekte konfigurieren

Im Projektumfeld kann es sinnvoll sein, dass Externe Personen / Gäste einmal gesendete Nachrichten nicht mehr bearbeiten oder löschen können. Diese Einstellungen können Sie hier aktivieren/deaktivieren.

  • Nachrichten: Chats
  • Nachrichten: Giphy in Unterhaltungen verwenden
  • Nachrichten: Giphy-Inhaltsbewertung
  • Nachrichten: Memes in Unterhaltungen verwenden
  • Nachrichten: Sticker/Aufkleber in Unterhaltungen verwenden
  • Nachrichten: Plastischen Reader zum Anzeigen von Nachrichten zulassen

 

Granulare Zutrittssteuerung mit der Digitalen Projekt- und Bauakte

Sie wollen mehr Sicherheit und Kontrolle? Dann empfehlen wir Ihnen die Digitale Projekt- und Bauakte, die es Ihnen ermöglicht den Zugriff Ihrer Gäste auf Teams- bzw. Projektebene zu steuern. Wie das geht, lesen Sie hier!

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